Đặt hàng bao nhiêu là đủ: bài toán tồn kho của startup 300 đơn/tháng
Công thức điểm đặt hàng và tồn kho an toàn, rút gọn xuống mức một người bán hàng online có thể tự tính trong Excel mà không cần học lại xác suất thống kê.
Một câu hỏi tôi nhận được gần như mỗi tuần, luôn theo cùng một dạng: "Em bán được khoảng 300 đơn một tháng, mỗi lần nhập hàng nên nhập bao nhiêu?"
Câu trả lời ngắn là: không ai trả lời được nếu chỉ biết con số 300. Nhưng câu trả lời dài thì hoàn toàn nằm trong tầm tay bạn, và nó chỉ cần bốn con số.
Bốn con số bạn thực sự cần
Trước khi nói đến công thức, hãy thu thập đúng bốn thứ sau. Nếu thiếu bất kỳ con số nào, mọi tính toán phía sau đều là đoán mò có trang trí.
| Con số | Ý nghĩa | Lấy ở đâu |
|---|---|---|
| Nhu cầu trung bình ngày | Bạn bán bao nhiêu sản phẩm mỗi ngày | Tổng đơn 90 ngày chia 90 |
| Thời gian chờ hàng | Từ lúc đặt đến lúc hàng nằm trong kho | Lịch sử đặt hàng thật, không phải lời hứa của NCC |
| Độ dao động nhu cầu | Ngày cao điểm lệch bao nhiêu so với ngày thường | Độ lệch chuẩn của nhu cầu ngày |
| Mức phục vụ mong muốn | Bạn chấp nhận hết hàng bao nhiêu phần trăm số lần | Bạn tự quyết, thường 90–95% |
Tồn kho an toàn: khoản đệm cho những ngày không như dự tính
Tồn kho an toàn là lượng hàng bạn giữ thêm để phòng hai rủi ro: bán nhiều hơn dự tính, và hàng về chậm hơn dự tính.
Công thức đầy đủ trong sách giáo trình khá đồ sộ. Bản rút gọn dùng được ngay:
Tồn kho an toàn = Z × Độ lệch chuẩn nhu cầu ngày × √(Thời gian chờ)
Trong đó Z là hệ số tương ứng với mức phục vụ bạn chọn:
- Mức phục vụ 90% → Z = 1,28
- Mức phục vụ 95% → Z = 1,65
- Mức phục vụ 99% → Z = 2,33
Đừng vội chọn 99%. Chênh lệch giữa 95% và 99% nghe có vẻ nhỏ, nhưng lượng tồn kho phải giữ tăng hơn 40%. Với một startup đang thiếu vốn lưu động, đó là tiền chết nằm trong kho.
Điểm đặt hàng: khi nào bấm nút đặt
Khi tồn kho rơi xuống dưới ngưỡng này, bạn đặt hàng ngay:
Điểm đặt hàng = (Nhu cầu trung bình ngày × Thời gian chờ) + Tồn kho an toàn
Ví dụ cụ thể với một sản phẩm bán chạy:
- Nhu cầu trung bình: 10 sản phẩm/ngày
- Thời gian chờ thực tế: 12 ngày
- Độ lệch chuẩn nhu cầu ngày: 4 sản phẩm
- Mức phục vụ mong muốn: 95% (Z = 1,65)
Tồn kho an toàn = 1,65 × 4 × √12 ≈ 23 sản phẩm
Điểm đặt hàng = (10 × 12) + 23 = 143 sản phẩm
Nghĩa là: khi kho còn 143 sản phẩm, bạn đặt hàng. Không sớm hơn, không muộn hơn.
Vì sao con số này quan trọng hơn bạn nghĩ
Phần lớn startup tôi gặp đang mắc kẹt ở một nghịch lý: vừa tồn kho quá nhiều, vừa thường xuyên hết hàng. Nghe mâu thuẫn nhưng rất dễ giải thích — họ nhập nhiều những mặt hàng bán chậm và nhập thiếu những mặt hàng bán nhanh, vì quyết định dựa trên cảm giác chứ không dựa trên nhu cầu từng mã hàng.
Tính điểm đặt hàng riêng cho từng mã, kể cả chỉ cho mười mã bán chạy nhất, thường giải phóng được một khoản vốn đáng kể mà không cần thêm bất kỳ khoản đầu tư nào.
Việc cần làm tuần này
- Xuất dữ liệu bán hàng 90 ngày gần nhất ra Excel
- Tính nhu cầu trung bình ngày và độ lệch chuẩn cho 10 mã bán chạy nhất
- Tra lại lịch sử nhập hàng, ghi ra thời gian chờ thực tế của từng nhà cung cấp
- Áp hai công thức trên, ghi điểm đặt hàng vào ngay bên cạnh mỗi mã hàng
Chỉ vậy thôi. Không cần phần mềm, không cần tư vấn. Bốn bước này thường đã đủ để chấm dứt phần lớn các đợt cháy hàng bất ngờ.